第一章 總 則
第一條 為規(guī)范國有及國有控股企業(yè)(以下簡稱企業(yè))文件材料的歸檔工作，完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，制定本辦法。
第二條 歸檔的企業(yè)文件材料是指企業(yè)自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄。
第三條 企業(yè)應(yīng)建立文件材料歸檔制度，明確企業(yè)文件材料的歸檔范圍、時間、要求，保證歸檔文件材料齊全、完整、準確、系統(tǒng)。
第四條 企業(yè)文件材料歸檔工作應(yīng)納入企業(yè)各項工作計劃，納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議程，納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。
企業(yè)各部門專(兼)職檔案人員負責(zé)所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向檔案部門歸檔。
第五條 企業(yè)檔案部門負責(zé)本企業(yè)及所屬單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第六條 企業(yè)應(yīng)建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度。不按要求歸檔的應(yīng)由有關(guān)單位追究當(dāng)事人或部門的責(zé)任。
第二章 歸檔范圍
第七條 企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍(見附件《國有企業(yè)文件材料歸檔范圍》)。
第八條 歸檔文件材料的來源：
(一)本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
(二)本企業(yè)所屬單位和派出機構(gòu)(包括境外機構(gòu))應(yīng)報本企業(yè)的文件材料;
(三)本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;
(四)本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
(五)本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
(六)本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第九條 歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
第三章 歸檔時間
第十條 管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
第十一條 工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
第十二條 外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。
第十三條 企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。
第十四條 會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。
第十五條 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
第十六條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。
第十七條 下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：
(一)變更、修改、補充的文件材料;
(二)企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
(三)企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料;
(四)其他臨時活動中形成的文件材料。
第四章 歸檔要求
第十八條 整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準、規(guī)范要求。
第十九條 歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。
文件材料歸檔后不得更改。
第二十條 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
第二十一條 具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
第二十二條 歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。
第二十三條 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。
反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。
第二十四條 兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。
有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。
第二十五條 各部門的專(兼)職檔案人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責(zé)人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件材料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。
檔案部門接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。
第二十六條 交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。
附件：
第五章 國有企業(yè)文件材料歸檔范圍
一、黨群工作形成的文件材料
(一)黨務(wù)綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關(guān)會議。
(二)黨組織建設(shè)、黨員和黨員干部管理、黨紀監(jiān)察工作、重要政治活動或事件。
(三)宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設(shè)、統(tǒng)戰(zhàn)工作。
(四)職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作。
(五)專業(yè)學(xué)會、協(xié)會工作，群眾團體活動。
二、行政管理工作形成的文件材料
(一)企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準，企業(yè)章程。
(二)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子(包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經(jīng)理層，下同)構(gòu)成及變更，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)及變更。
(三)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子活動。
(四)綜合性行政事務(wù)，企業(yè)事務(wù)公開，文秘、機要、保密、信訪工作，印鑒的管理。
(五)法律事務(wù)，紀檢監(jiān)察，公證工作。
(六)審計工作。
(七)職工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務(wù)任免，職稱評聘。
(八)職工教育與培訓(xùn)工作。
(九)醫(yī)療衛(wèi)生工作。
(十)后勤福利，住房管理。
(十一)公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災(zāi)害。
(十二)外事工作。
三、經(jīng)營管理工作形成的文件材料
(一)企業(yè)改革，經(jīng)營戰(zhàn)略決策。
(二)計劃管理，責(zé)任制管理，各種統(tǒng)計報表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析。
(三)資產(chǎn)管理，房地產(chǎn)管理，資本運作，對外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營管理，產(chǎn)權(quán)變動、清產(chǎn)核資。
(四)屬企業(yè)所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理。
(五)企業(yè)信用管理，形象宣傳。
(六)商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補充材料，有關(guān)的資信調(diào)查等。
(七)財務(wù)管理，資金管理，成本價格管理，會計管理。
(八)物資采購、保存、供應(yīng)和流通。
(九)經(jīng)營業(yè)務(wù)管理，服務(wù)質(zhì)量管理。
(十)境外項目管理。
(十一)招投標(biāo)項目管理。
四、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料
(一)生產(chǎn)準備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作。
(二)質(zhì)量管理，質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作。
(三)能源管理。
(四)企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理。
(五)生產(chǎn)安全，消防工作，交通管理。
(六)環(huán)境保護、檢測與控制。
(七)計量工作。
(八)標(biāo)準化工作。
(九)檔案、圖書、情報工作。
五、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)工作形成的文件材料
A 工業(yè)企業(yè)
(一)產(chǎn)品的市場調(diào)研、立項論證、設(shè)計。
(二)產(chǎn)品的工藝、工裝、試制、加工制造。
(三)產(chǎn)品的檢驗、包裝。
(四)產(chǎn)品的銷售與售后服務(wù)。
(五)產(chǎn)品鑒定、評優(yōu)。
(六)產(chǎn)品質(zhì)量事故分析及處理。
B 非工業(yè)企業(yè)
(一)業(yè)務(wù)項目的研發(fā)與形成。
(二)業(yè)務(wù)項目的經(jīng)營。
(三)業(yè)務(wù)項目的保障與監(jiān)督。
六、科學(xué)技術(shù)研究工作形成的文件材料
(一)、科研項目的調(diào)研、申報立項。
(二)、科研項目的研究、試驗。
(三)、科研項目的總結(jié)、鑒定。
(四)、科研項目的報獎、推廣應(yīng)用。
七、基本建設(shè)和技術(shù)改造工作形成的文件材料
(一)基建項目和技術(shù)改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷工作，以及建設(shè)單位項目管理工作。
(二)基建項目和技術(shù)改造項目的設(shè)計。
(三)基建項目和技術(shù)改造項目的施工。
(四)基建項目和技術(shù)改造項目的監(jiān)理。
(五)基建項目和技術(shù)改造項目的竣工和驗收。
(六)基建項目和技術(shù)改造項目的評獎、創(chuàng)優(yōu)。
(七)基建項目的使用、維修、改建、擴建。
(八)事故分析和處理。
八、設(shè)備儀器管理形成的文件材料
(一)購置設(shè)備、儀器的立項審批，購置合同。
(二)設(shè)備、儀器的開箱驗收或接收。
(三)設(shè)備、儀器的安裝調(diào)試。
(四)設(shè)備、儀器的使用、維護和改造、報廢。
(五)事故分析和處理。
九、會計工作形成的文件材料
(一)會計憑證。
(二)會計賬簿。
(三)財務(wù)報告及報表。
(四)其他文件材料。
十、職工個人管理形成的文件材料
(一)職工(包括離退休職工、死亡職工)的履歷材料。
(二)職工的鑒定、考核。
(三)職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘。
(四)職工的獎勵與處分。
(五)職工的工資、保險、福利待遇等。
(六)職工的培訓(xùn)與崗位技能評定等。
(七)其他記載個人重要社會活動的文件材料。
十一、其他對國家、社會和企業(yè)有保存價值的文件材料
國 家 檔 案 局
國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會
二○○四年一月二十日